Sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng chỉ cần bắt đầu bán hàng và xuất hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp còn phải thực hiện một số công việc liên quan đến thuế, kế toán, hóa đơn, ngân hàng và lao động.
Nếu không hoàn thành đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt dù chưa phát sinh doanh thu. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống kế toán ngay từ khi mới thành lập sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và hạn chế rủi ro về sau.
Dưới đây là những công việc kế toán, thuế mà doanh nghiệp mới thành lập cần quan tâm.
Kiểm tra thông tin đăng ký doanh nghiệp
Ngay sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện cần kiểm tra lại các thông tin:
- Tên doanh nghiệp;
- Mã số doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở;
- Người đại diện theo pháp luật;
- Vốn điều lệ;
- Ngành nghề kinh doanh;
- Số điện thoại và email đăng ký.
Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục điều chỉnh sớm. Thông tin trên hồ sơ doanh nghiệp cần thống nhất với hợp đồng, hóa đơn, tài khoản ngân hàng và các giao dịch phát sinh sau này.
Treo bảng hiệu tại trụ sở
Doanh nghiệp cần đặt bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký. Bảng hiệu nên thể hiện những thông tin cơ bản như:
- Tên doanh nghiệp;
- Mã số doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở;
- Số điện thoại liên hệ.
Việc treo bảng hiệu giúp xác định doanh nghiệp đang hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Đây cũng là một trong những nội dung có thể được kiểm tra khi cơ quan chức năng xác minh tình trạng hoạt động.
Đăng ký và sử dụng chữ ký số
Chữ ký số được sử dụng để ký các hồ sơ điện tử của doanh nghiệp như:
- Tờ khai thuế;
- Hồ sơ thuế điện tử;
- Hóa đơn điện tử;
- Hồ sơ bảo hiểm xã hội;
- Hồ sơ hải quan;
- Một số thủ tục hành chính trực tuyến khác.
Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín, kiểm tra thời hạn sử dụng và phân công người chịu trách nhiệm quản lý thiết bị hoặc tài khoản ký số.
Không nên giao chữ ký số và mật khẩu cho người không có trách nhiệm vì chữ ký số có giá trị xác nhận đối với các hồ sơ đã được ký.
Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp
Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp được sử dụng để nhận tiền từ khách hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, nộp thuế và thực hiện các giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp nên hạn chế sử dụng tài khoản cá nhân cho các giao dịch của công ty. Việc tách biệt dòng tiền cá nhân và dòng tiền doanh nghiệp giúp:
- Theo dõi thu, chi rõ ràng;
- Dễ đối chiếu công nợ;
- Thuận tiện khi hạch toán;
- Hạn chế sai lệch số liệu;
- Chuẩn bị hồ sơ thanh toán đầy đủ;
- Tăng tính minh bạch khi giải trình.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng cũng là tài liệu quan trọng để chứng minh các giao dịch kinh tế thực tế phát sinh.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Nếu có hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần chuẩn bị phương án sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Trước khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần chú ý:
- Thông tin người bán phải chính xác;
- Tên và mã số thuế người mua phải được kiểm tra;
- Nội dung hàng hóa, dịch vụ phải phù hợp;
- Số lượng, đơn giá và thành tiền phải rõ ràng;
- Thuế suất phải được xác định đúng;
- Thời điểm lập hóa đơn phải phù hợp với giao dịch;
- Hóa đơn cần được ký và gửi đúng quy trình.
Nếu hóa đơn đã lập có sai sót, doanh nghiệp không nên tự ý xóa hoặc sửa dữ liệu mà cần thực hiện phương án xử lý phù hợp với từng trường hợp.
Xác định phương pháp kê khai thuế
Doanh nghiệp mới thành lập cần xác định những loại thuế, tờ khai và kỳ báo cáo có thể phát sinh theo hoạt động thực tế.
Một số nghĩa vụ thường gặp gồm:
- Thuế giá trị gia tăng;
- Thuế thu nhập doanh nghiệp;
- Thuế thu nhập cá nhân;
- Lệ phí môn bài;
- Thuế nhà thầu trong trường hợp có phát sinh;
- Các loại thuế, phí khác theo ngành nghề.
Không phải doanh nghiệp nào cũng có nghĩa vụ giống nhau. Việc xác định hồ sơ cần nộp còn phụ thuộc vào ngành nghề, doanh thu, lao động, giao dịch phát sinh và phương pháp kê khai được áp dụng.
Doanh nghiệp nên được tư vấn ngay từ đầu để tránh nộp thiếu hoặc lập những hồ sơ không phù hợp.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Ngay cả khi chưa có doanh thu hoặc chỉ phát sinh ít giao dịch, doanh nghiệp vẫn nên tổ chức lưu trữ chứng từ và hạch toán số liệu từ thời điểm bắt đầu hoạt động.
Hệ thống kế toán thường cần theo dõi:
- Tiền mặt;
- Tiền gửi ngân hàng;
- Doanh thu;
- Chi phí;
- Công nợ khách hàng;
- Công nợ nhà cung cấp;
- Hàng tồn kho;
- Tài sản cố định;
- Công cụ dụng cụ;
- Tiền lương;
- Các khoản thuế phải nộp.
Việc để dồn chứng từ đến cuối năm mới xử lý có thể dẫn đến thất lạc hồ sơ, sai lệch công nợ và khó kiểm tra tính hợp lệ của chi phí.
Quản lý hóa đơn và chứng từ đầu vào
Không phải khoản tiền nào doanh nghiệp đã chi cũng được ghi nhận là chi phí hợp lệ. Một khoản chi thường cần có hồ sơ phù hợp và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Tùy từng giao dịch, hồ sơ có thể bao gồm:
- Hợp đồng;
- Báo giá;
- Đơn đặt hàng;
- Biên bản giao nhận;
- Biên bản nghiệm thu;
- Hóa đơn;
- Phiếu thu hoặc phiếu chi;
- Ủy nhiệm chi;
- Sao kê ngân hàng;
- Hồ sơ thanh lý hợp đồng.
Doanh nghiệp nên kiểm tra chứng từ ngay khi giao dịch phát sinh. Nếu đợi đến cuối kỳ mới rà soát, việc bổ sung hồ sơ có thể gặp nhiều khó khăn.
Xây dựng quy trình xuất hóa đơn
Doanh nghiệp nên xác định rõ người chịu trách nhiệm lập, kiểm tra và ký hóa đơn. Trước khi xuất hóa đơn, cần đối chiếu thông tin trên hợp đồng, biên bản nghiệm thu và hồ sơ thanh toán.
Một quy trình cơ bản có thể gồm:
- Bộ phận kinh doanh gửi yêu cầu xuất hóa đơn;
- Kế toán kiểm tra hồ sơ giao dịch;
- Đối chiếu thông tin khách hàng;
- Xác định nội dung và thời điểm lập hóa đơn;
- Kiểm tra thuế suất;
- Lập và ký hóa đơn;
- Gửi hóa đơn cho khách hàng;
- Lưu trữ hồ sơ liên quan.
Quy trình rõ ràng giúp hạn chế tình trạng xuất sai thông tin, sai giá trị hoặc sai thời điểm.
Chuẩn bị hồ sơ lao động và tiền lương
Nếu có tuyển dụng nhân sự, doanh nghiệp cần quan tâm đến các hồ sơ liên quan như:
- Hợp đồng lao động;
- Hồ sơ nhân sự;
- Bảng chấm công;
- Bảng tính lương;
- Quy chế lương, thưởng;
- Chứng từ thanh toán lương;
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc;
- Hồ sơ bảo hiểm xã hội;
- Hồ sơ thuế thu nhập cá nhân.
Các khoản lương, thưởng và phụ cấp cần được quy định rõ ràng, có chứng từ phù hợp và được hạch toán thống nhất.
Theo dõi thời hạn kê khai và nộp thuế
Một trong những lỗi thường gặp của doanh nghiệp mới là không nắm được lịch nộp báo cáo. Có trường hợp doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu nhưng vẫn có nghĩa vụ kê khai hoặc thực hiện thủ tục liên quan.
Doanh nghiệp nên lập lịch theo dõi riêng cho:
- Báo cáo thuế định kỳ;
- Tiền thuế phải nộp;
- Báo cáo tài chính;
- Quyết toán thuế cuối năm;
- Hồ sơ lao động và bảo hiểm;
- Thời hạn chữ ký số;
- Thời hạn phần mềm hóa đơn;
- Các báo cáo chuyên ngành nếu có.
Việc chủ động theo dõi giúp hạn chế nộp chậm, bỏ sót hồ sơ hoặc phát sinh tiền chậm nộp.
Lập báo cáo tài chính cuối năm
Cuối năm tài chính, doanh nghiệp cần tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế.
Công việc thường bao gồm:
- Đối chiếu hóa đơn mua vào, bán ra;
- Kiểm tra doanh thu và chi phí;
- Đối chiếu tiền mặt, ngân hàng;
- Kiểm tra công nợ;
- Kiểm kê hàng tồn kho;
- Phân bổ công cụ dụng cụ;
- Tính khấu hao tài sản cố định;
- Kiểm tra tiền lương;
- Xác định kết quả kinh doanh;
- Lập báo cáo và các tờ khai quyết toán.
Nếu sổ sách được thực hiện đầy đủ trong năm, công việc cuối kỳ sẽ nhẹ nhàng và chính xác hơn.
Những sai lầm doanh nghiệp mới thường gặp
Một số sai sót phổ biến mà doanh nghiệp cần tránh gồm:
- Cho rằng chưa có doanh thu thì không cần làm kế toán;
- Sử dụng tài khoản cá nhân để thu, chi toàn bộ hoạt động công ty;
- Không lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ;
- Nhận hóa đơn nhưng không có hồ sơ giao dịch đi kèm;
- Xuất hóa đơn sai thời điểm;
- Kê khai thiếu hóa đơn;
- Không đối chiếu số liệu ngân hàng;
- Không theo dõi công nợ;
- Để dồn chứng từ đến cuối năm;
- Giao toàn bộ tài khoản thuế và chữ ký số nhưng không kiểm soát;
- Không lưu trữ tờ khai và chứng từ đã nộp.
Những lỗi này có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và chi phí để điều chỉnh số liệu về sau.
Doanh nghiệp mới nên thuê kế toán hay sử dụng dịch vụ?
Nếu doanh nghiệp có nhiều giao dịch, lượng chứng từ lớn hoặc cần theo dõi số liệu hằng ngày, việc tuyển kế toán nội bộ có thể là lựa chọn phù hợp.
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ hoặc ít hóa đơn, sử dụng dịch vụ kế toán thuế trọn gói giúp:
- Tiết kiệm chi phí nhân sự;
- Có người theo dõi thời hạn báo cáo;
- Được hướng dẫn chuẩn bị chứng từ;
- Hạn chế sai sót khi kê khai;
- Được tư vấn khi phát sinh vấn đề;
- Có hệ thống sổ sách đầy đủ ngay từ đầu.
Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ trong giai đoạn đầu và xây dựng bộ phận kế toán riêng khi quy mô hoạt động tăng lên.
Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập tại Đà Nẵng
Kế toán thuế 112 hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập tại Đà Nẵng thực hiện các công việc liên quan đến kế toán, hóa đơn và kê khai thuế.
Nội dung hỗ trợ có thể bao gồm:
- Tư vấn thủ tục thuế ban đầu;
- Hướng dẫn sử dụng chữ ký số;
- Hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử;
- Kiểm tra hóa đơn, chứng từ;
- Kê khai thuế định kỳ;
- Hạch toán sổ sách kế toán;
- Theo dõi công nợ và nghĩa vụ thuế;
- Lập báo cáo tài chính;
- Quyết toán thuế cuối năm;
- Tư vấn xử lý các vấn đề phát sinh.
Tùy vào ngành nghề, số lượng hóa đơn và quy mô hoạt động, doanh nghiệp sẽ được tư vấn gói dịch vụ phù hợp.
Liên hệ Kế toán thuế 112
Nếu bạn vừa thành lập doanh nghiệp và chưa biết cần bắt đầu công việc kế toán, thuế từ đâu, hãy liên hệ với Kế toán thuế 112 để được tư vấn.
Dịch vụ kế toán thuế 112
- Địa chỉ: 666 Ngô Quyền, Phường An Hải, Thành phố Đà Nẵng
- Điện thoại: 0989 591 327
- Email: thuhabhbl@gmail.com
Kế toán thuế 112 đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình xây dựng hệ thống sổ sách, kê khai thuế và hoàn thiện hồ sơ ngay từ những ngày đầu hoạt động.
